Обычно перед сюзом "чем" нужно ставить запятую и часто мы делаем это почти автоматически. Однако, как правильно указано в вопросе, из этого правила есть исключения.
Например, если в предложении отсутствуют сравниваемые понятия (то есть присутсвует конструкция типа "(не) более / больше чем", которая образует с последующими словами единый член предложения или, как принято говорить неразложимое сочетание, то запятая не нужна.
Характерные примеры - "не более чем 25 килограммов" , "не менее чем 3 часа";
Не нужно запятой и при употреблении сравнительных оборотов, если они входят в состав сказуемого;
Не нужно запятой и при употреблении слова "чем" в качестве наречия. Характерные примеры - чем попало, чем угодно.
союзное слово, то запятая тоже не ставится
"Хочу удивить автора хорошим ответом, но не знаю чем"