Все очень просто. В сметный расчет, который, кстати, не всегда делается в сметной программе, один закладывает минимальную цену материалов, другой - максимальную. При этом, ТЕР (территориальные единичные расценки) и ФЕР (федеральные единичные расценки) в частном строительстве не учитываются, т.к. цены у поставщиков материалов (и доставка) сильно разнятся, а цены на работы устанавливает рынок.
У каждого претендента разные оплаты труда рабочим и ИТР, разный процент на накладные расходы, разная стоимость эксплуатации машин и механизмов и транспортных расходов (например, вывоз мусора). Как пример возьмем те же вагон-бытовки. Если у компании они есть, то в сметный расчет закладывается стоимость их завоза/вывоза. Если нет, то добавляется стоимость аренды.
Еще один нюанс - некоторые компании умышленно занижают сметную стоимость строительства объекта, чтобы выиграть тендер. Потом они "выбирают" разницу дополнительными соглашениями.
Что касается уменьшения сметы, то это возможно сделать уменьшив стоимость материалов - взять аналоги подешевле, снизить накладные (снизить з/пл рабочих и ИТР; в том случае если контора Ваша) и транспортные расходы. Если же Вы - заказчик, то нанимать для выполнения работ не ООО, а бригады. Как пример - стоимость 1м3 монолитных работ, выполненных ООО, минимум 3500 руб/м3, тогда как бригада выполнит те же работы за 2300 руб/м3