Question

Как хранить большое количество бумаг?

В силу специфики деятельности, приходится иметь дело с относительно большим количеством бумаг, например, 50 разных тем, которые распечатаны по 50 экземпляров . Доступ к ним нужен оперативно и практически ежедневно. У следователей, наверно, та же проблема. Как систематизировать, с помощью каких канцелярских принадлежностей можно оптимизировать поиск нужной бумаги по теме?

Answer 1

Первозданные фолдеры-папки.

Каждая имеет легко различимую подпись, по порядку тем/букв/хоть чего ещё.

Можно хранить в разных стеллажах любого размера.

Вот здесь - два ящика по 25 папок, в каждую вполне влезет 50 листов.

Прямой доступ к любому листу, без перелистываний и переворачиваний.

Надо поискать в магазинах, специализирующихся на канцтоварах и офисных принадлежностях

Например, из Икеи - шкафы/тумбочки для документов

Answer 2

Если есть возможность, то можно отгородить или отдать полностью комнату род расположение в ней спициальных стеложей для бумаг с возможностью свободного подхода к каждому.И конечно, расположить всё по удобному, для Вас, сценарию.

Answer 3

Моя работа тоже связана с бумагами. Когда-то начинала хранить в папках-скоросшивателях: листы вкладывала в файлы, а их прикрепляла в папку. Папки подписывала крупным шрифтом на первом листе. Выглядит вроде бы аккуратно. Но это так неудобно: лист доставать из файла и "запихивать" обратно.

Недавно стала приобретать папку-уголок. Конечно, 50 экземпляров туда не поместится, но штук 15-20 может. Зато вкладывать и доставать можно быстро.

Если вам позволяет место разложить такие папки по темам, то останется просто подписать саму полочку, чтобы видно было, где что искать.

Answer 4

Чтобы не потеряться самому, а главное не потерять из виду что-то важное в большом объеме документов, следует этот объем правильно систематизировать.

Ничего лучше не придумаете, чем взять за основу систему составления и ведения канцелярского архива.

Для начала весь объем документов разбиваем на темы( по направлениям деятельности). Похоже, что Вы с этим уже определились, если знаете что у вас где-то 50 тем. Каждой теме присваиваете свое наименование. Например, "Тема 1", "Тема 2" и т.д.

По количеству тем заготавливаете соответствующее количество папок, т.е. у Вас будет минимум 50 папок. Можно, конечно, при нехватке места в одну папку поместить 2-3 темы, тогда надо будет делать специальные отметки.

Если в главной теме по направлению деятельности имеются подтемы, то такие документы лучше держать в главной темовой папке.

Теперь самое важное, чтобы не запутаться в этих темах и подтемах составляется НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ.

Номенклатура дел - это перечень наименований всех ваших папок. Она будет иметь примерно следующий табличный вид:

№ п/п индекс наименование папки(тема) кол-во срок хранения

1 1 Тема 1 2 5 лет

2 1-1 Тема 1 подтема 1 1 -"-

3 1-2 Тема 1 подтема 1-2 1 -"-

4 2 Тема 2 1 10 лет

5 2-1 Тема 2 подтема 2-1 1 -"- и т.д.

Далее подписываются корешки папок. На каждой папке проставляется индекс и наименование. Каждому документу на первой странице также присваивается соответствующий ему индекс по номенклатуре и этот документ включается в папку его индекса. Таким образом получается систематизированный архив документов, разложенных в соответствующие папки. Рекомендуется в каждую папку вставить лицевой лист, на котором написать содержание этой папки( наименование документов, включенных в папку).

Answer 5

Я работала в структуре РЖД и там всё до сих пор в бумажном виде. Сами сотрудники пожилые и новшеств не признают, да и проверки всякие требуют показывать журналы, бумаги, для них это вид показателя работы.

Клиентов становилось больше, как-то нужны их было структурировать. Пока все бумаги находились в одной коробке. Никто не объяснял как и что нужно делать, поэтому приходилось принимать решения самостоятельно. Купила канцелярские большие папки. Туда вкладывала клиентов в алфавитном порядке, а чтобы быстрее найти. Между буквами вкладывала разделители. Разделителем служила обычна картонка или красивая картинка их журнала. Чтобы быстрее найти клиента, приклеила большие буквы.

В одной папке клиенты были с буквы "А" до буквы "З", в другой начинались с "З" и до "П". И так далее.

Когда приходил клиент, доставались его документы, просто он писал новое заявление с новой датой.

По логике старые документы должны отправятся в архивы и хранится определённое количество лет. Должны быть шкафы, где всё разложено, но по факту именно там где я работала такого не было. Старые бумаги отправлялись просто в отдельное помещение в коробках и валялись там.

В продаже сейчас столько разных видов канцелярии: красивые скрепки, закладки, большие папки, скоросшиватели. А вообще лучше всего всё иметь в компьютерном виде, чтобы не захламлять офис. Лучше сканировать и вносить в базу.

Answer 6

До появления компьютеров бумаги хранили в папках. Каждой теме соответствовала своя папка. Если тема подразумевала деление на несколько подтем, то подтемы фасовались по своим папкам, но принадлежали к одной, общей папке. Что бы не возникало путаницы папки имели свои условные обозначения, чаще всего просто по алфавиту. Т. е. в двадцать первом веке в плане хранения документов мало что изменилось. Только бумажные листы отправились на "флэшки". Но и там можно грамотно всё рассортировать.

Answer 7

Деление папок ( или вклакок к папкам) по цвету, раамеру, форме; установка разлчных символов и знаков алфавита различных языков.