Question

Как лучше организовать хранение множества бумаг, документов, писем?

Какое место хранения определить и как организовать удобное хранение черновиков, сценариев, текстов и прочих документов с возможностью их просмотров, использования и правки? Бумаг, надо сказать, достаточно много, заняты все тумбочки, комод, частично стенка.

Answer 1

Идеально, на мой взгляд, толстые папки со скоросшивателем (продаются в любом канцелярском магазине или отделе супермаркета) + стеллаж.

Или такие же коробки, пластиковые лотки для бумаг, чтобы можно было сразу вытащить стопку бумаг.

На папке обязательно писать, что там лежит.

Для удобства хорошо закрепить определенный цвет за каждым видом бумаг, если их много.

Например, все сценарии в желтых папках, а тексты в зеленых. И расставить все по алфавиту.

Если надо часто вытаскивать бумаги и при этом еще удобно листать и сразу делать правки, лучше выбирать папки с прижимным скоросшивателем. Такие редко встречаются, но это очень удобно.

Обычно попадаются папки с кольцами, в которые вставляются файлики или пробитые дыроколом листы.

Answer 2

Нужно зайти в ближайшую библиотеку и посмотреть, как они составляют каталог. Далее систематизировать все по папочкам и полочкам, сделать опись. И, что важно для творческих людей, не забывать после работы класть бумаги на место.

Answer 3

Самый удобный и технологичный метод хранения документов применяется в системе делопроизводства предприятия и называется он просто "хранение документов. Организация архива." При этом методология организации архива, вне зависимости от выбора способа хранения( в электронном виде иди в папках на полках) абсолютно идентична.

Главная цель правильно организованного архива: " Учет, поиск и нахождение любого документа, включенного в архив".

Что надо сделать для наведения порядка:

1. Проанализировать имеющийся поток документов и разбить их по темам и подтемам.

Например, тема1 "сценарии"; подтемы: 1-1комедии, 1-2драмы, 1-3боевики

тема2 "переписка с продюсерами"; подтемы: 2-1Иванов, 2-2Петров;

тема3 "мои черновики" и т.д., Т.е. надо каждому документу определить его тему и в соответствии с этим определить его папку хранения.

Составить список документов, по-научному называемый "номенклатурой дел". Этот список должен выглядеть примерно так:

Индекс дела наименование где искать

1-1 сценарий"иду на охоту" книжный шкаф 2-я полка

1-1 сценарий "жарим пирожки" - " -

Для удобства составления и пользования лучше этот список(номенклатуру дел) вести в табличной форме вэлектроном виде - можно в EXEL или WORD.

1. Когда список составлен, становится понятно какое количество папок у вас должно быть. Не обязательно на каждую подтему заводить отдельную папку, можно воспользоваться разделителями в одной папке. Теперь согласно составленной номенклатуре идентифицируете все папки: на корешке указываете ее номер(1-1, 1-2 и т.д.)и название (сценарии).
2. Вкладываете в папки документы, и самое главное ставите папку в то место, которое предписано ей по номенклатуре.

Когда ваш архив начнет пополняться новыми документами,их будет необходимо также систематизировать по установленному правилу. Главный принцип работы архива: "взял с полки, верни на то же место". Еще для удобства пользования, чтобы не забыть, где взятый документ, заводят специальную закладку, которую ставят вместо взятой папки с указанием когда взят, кому отдан на временную работу.

Answer 4

А еще стоит стараться как можно большее количество документов хранить в электронном виде. Но не всегда электронный формат заменяет бумажный.

Answer 5

Вообще для хранения большого количества бумаг и документов чаще всего используются обычные ящики офисных столов. Но насколько я понимаю из требований предъявляемых к месту хранения оно должно позволять время от времени просматривать и использовать важные документы. В таком случае рекомендую завести вертикальные и горизонтальные накопители для бумаг и обязательно подписать их, чтобы сразу было понятно, что в них хранится.

Во-первых, бумаги, хранящиеся в компактном виде, занимают меньше места, а, во-вторых, организация такого хранения позволит их просматривать, не роясь в кипах документов сложенных одной единой кучей. Также вам отлично пригодятся папки, прозрачные канцелярские пакеты, в простонародье зовущиеся «файлами» и пластиковые папки-уголки.

Кроме того, сейчас крайне модными вновь стали настенные или напольные отделения для хранения бумаг. Выглядят как разновидность подвесных полок и газетницы.

Особо важные и нужные бумаги и документы в единичном экземпляре можно поместить в буквальном смысле «под рукой» - купить прозрачную пластиковую накладку (подложку) на рабочий стол и между ней и столом проложить нужные в обиходе документы.

Answer 6

В некоторых офисах Москвы и других городов активно используют японскую систему 5S. Это профессиональное ведение делопроизводства. Почитайте, возможно вам пригодится в работе. Я давненько уже изучала и что-то стараюсь тоже использовать из 5S.

Answer 7

Лучше всего перевести в электронный вид, искать легко и теряются нужные документы, можно распечатывать даже.