Документы нужно хранить обязательно. Максимальный срок хранения по закону - шесть лет.
Основная часть документов хранится 4-5 лет (в зависимости от вида документа), документы по начислению страховых взносов - не менее 6 лет.
Это требуется для того, чтобы подтвердить какие-либо операции, если понадобится, в случае проверок с налоговой.
Ни в какой архив ничего сдавать не обязательно, храните где хотите.
Безалаберно я их храню. В простом шкафу, на обычной полке (ни кому не рассказывайте). При желании, найти их очень легко. У родителей то сейф, не подберешься. Это ведь только кажется, что они важные только для меня. Там счета, документы на собственность, какие то паспортные данные, коды, этим ведь можно воспользоваться, в корыстных целях.
Оптимальная температура и влажность воздуха явлются главными факторами длительной сохранности документов. Документы на бумажных носителях очень хрупки и несоблюдение или нарушение режима их хранения, могут явиться причиной их деформирования, выцветания и уничтожения. На бумагу, краску и клей вляет слишком высокая, либо слишком низкая влажность, колебания температуры, плохая циркуляция воздуха, прямые солнечные лучи. В результате пагубного воздействия внешних факторов, бумага может становиться хрупкой и ломкой, либо напротив плесневеть от сырости, краска нанесенная на документы может выцветать под воздействием прямых солнечных лучей. Оптимальная температура в архивных хранилищах должна составлять от +14 до +20 градусов по Цельсию, влажность - от 45 до 60%. Кроме того, помещение обязательно должно проветриваться, как естественным образом, так и с помощью вентиляторов. Стеллажи с документами, должны быть расположены правильно и не стоять вплотную к стенам. Для того, чтобы контролировать температуру и влажность в хранилище, как правило используют специальные приборы.
На всякий случай, как говорится. Мало ли, потеряется оригинал, останутся хотябы фотографии. Может чуть проще будет восстановить.
Кроме того, сейчас часто просят слать по имейлу или файлить документы на сайте. Для этого удобно иметь их фото или пдф-версии.
У нас ППР и вахтенные журналы в кабинете хранятся. Печатаешь акты по проведению ППР, пишешь в журнале работы- и идешь работы выполнять. А технологические карты и рабочие чертежи мы не используем. Есть технологический регламент, видимо, аналог ваших карт. Можно распечатать копию и с ней ходить, пока не истаскается. С рабочими чертежами сложнее, но в принципе тоже можно копию сделать, пусть даже из склеенных скотчем листок А4. Вы же не все чертежи разом при проведении работ используете, а несколько.
Так на подготовку к работе час каждый день уходить будет.
Вообще, у нас инженеры ведут бОльшую часть документации, а слесари делают бОльшую часть работы.