Question

Какие графы должны быть в журнале учёта печатей?

Answer 1

Журнал учета печатей и штампов - документ, который может понадобиться в любой компании, от самой небольшой, до очень крупной.

В отличие от журнала учета телефонных разговоров, журнал учета печатей и штампов является документом строгой отчетности, хотя и может составляться, как и тот, в любой произвольной форме, утвержденной Приказом руководителя организации.

Понятие документ строгой отчетности означает, что журнал до момента своего первого заполнения должен быть прошит, страницы его пронумерованы и скреплены печатью и подписью руководителя:

Каждая запись в этом журнале должна быть строго пронумерована, также, как это делается, например, в трудовой книжке.

Кроме того, в обязательном порядке в журнал заносятся сведения о наименовании организации, дате начала и дате конца использования этого документа, а также о количестве произведенных в нем пронумерованных записей:

Записи в журнале учета печатей и штампов могут формироваться в каждом новом томе с самого начала по порядку, а могут быть продолжением нумерации записей в предыдущем томе. Порядок нумерации закрепляется в приказе руководителя организации, утверждающем форму этого журнала учета.

Несмотря на то, что форма журнала учета печатей утверждается только локальным нормативным актом организации и не имеет определенной (утвержденной на законодательном уровне) формы, тем не менее имеется его рекомендуемый вид, который может быть взят за основу:

Печати и штампы выдаются работникам организации для выполнения ими своих должностных обязанностей под подпись на постоянное хранение, либо под ответственность работника только на его рабочую смену. Печати возвращаются от работника также под подпись. Хранятся печати и штампы в сейфах, также в сейфе ответственного лица хранится журнал учета выдачи печатей и штампов.

В соответствии с периодичностью, установленной приказом руководителя, производятся проверки наличия/износа печати, о чем проверяющей комиссией составляется акт, сведения о котором вместе с оттиском во время проверки также вносятся в журнал учета.

Если печать подлежит уничтожению, то факт ее уничтожения также отражается в журнале.

Журнал учета печатей и штампов в бланковой форме продается в книжных оффлайн- и интернет-магазинах

Таким образом, основной раздел журнал учета печатей и штампов должен/может содержать следующие графы:

1) Номер по порядку;

2) Дата изготовления печати/штампа;

3) Наименование печати/штампа;

4) Оттиск печати/штампа;

5) ФИО, должность, структурное подразделение лица, получающего печать/штамп на хранение (уполномоченного на применение печати/штампа);

6) Дата получения печати(штампа)/дата возврата печати(штампа) сотрудником;

7) Подпись сотрудника;

8) Сведения о дате и номере акта проверки наличия у сотрудника печати/штампа (при передаче ему печати/штампа на длительное хранение/использован­<wbr />ие);

9) Оттиск печати/штампа во время проверки;

10) Сведения о дате и номере акта, устанавливающего необходимость уничтожения печати/штампа вследствие износа;

11) Оттиск печати/штампа непосредственно перед уничтожением;

12) Дата уничтожения печати/штампа;

13) Примечание.