Question

Как упорядочить документооборот (прием заявок) в офисе?

Предприятие. Принимаем ежедневного множество заявок от покупателей. Принимаем заявки по почте, где очень-очень много спама.

Как упорядочить их приём, чтобы ни одну не упустить?

В отделе мало сотрудников и много дурной работы, которая отвлекает.

Распечатывать каждую заявку? Вести какой-то реестр?

Как ничего не упустить?

Answer 1

В случае продаж - обязательно вести реестр Заявок - по дню получения Заявки от покупателя.

Если у вас есть программка типа "Торговля и склад" - то можно попросить программистов- пишут специальные простенькие программки - и заявки из почты автоматически "подтягиваются" в складскую программу.

Answer 2

Вам требуется грамотно построить прохождение заявки от момента ее получения до полного выполнения и отправки отработанного материала в архив.

Для этого потребуется:

• определиться - что считается действительно заявкой на выполнение, а что является спамом и выбрасывается в корзину.
• Заявки также, если требуется конечно, идентифицировать( по виду товара, по сроку исполнения и т.д.)
• Каждой заявке должен быть прикреплен ответственный исполнитель и его ФИО должно прикрепить к заявке. Здесь главное, чтобы далее в своем прохождении по маршруту заявка всегда сопровождалась исполнителем, и всегда было с кого спросить за срыв или некачественное выполнение работы.
• Заявка переходит в компановку-упаковку в журнале делается соотвествующая запись.
• Последний этап - экспедиция, т.е.доставка товара заказчику - отметка в журнале, кто и в какой день повезет.
• После доставке заявка считается выполненной и все документы по ее выполнению передаются в архив.

Для начала работы эту схему можно проиграть на бумажном журнале, в котором в соответствующих графах отмечается прохождение заявки по исполнителям и цехам.

В принципе здесь требуется 2 основных документа: журнал исполнителей и сопроводительная, которая передается исполнителям вместе с заявкой, а потом возвращается ответственному исполнителю, который ее направляет в архив. Слово архив можно просто заменить отдельной папкой(файлом) в которой будут храниться отработанные сопроводительные на заявки.

В своей работе можно выбрать и другой алгоритм, допустим привязанный к исполнителям. Но смысл остается прежним. Главное четко знать в реальном масштабе времени, что происходит с заявкой: в каком месте она находится, и кто сейчас с ней работает.

Я здесь дала основной алгоритм работы с заявками. Будет ли это бумажный вариант или документооборот по заявкам будет в электронном виде, алгоритм работы аналогичен.

Желаю удачи.