Предлагаю разделить ваше дело на равное количество страниц. Если вообще дело составляет 300 страниц, то попробуйте разделить его пополам, в этом случае каждый ваш том будет составлять по 150 страниц. Поставив эти два Тома рядом, это будет выглядеть очень аккуратно, эстетично.
Оформление Приказов, и иных локальных документов распорядительного характера, задним числом, в организациях имеет место быть, время от времени, пусть и не во всех. Разумеется знает об этом ограниченный круг людей, и вроде бы все ни чего - документ есть, порядок делопроизводства соблюден. Ну конечно в книге регистрации приказов, номер приказа можно поставить и через дробь, и с литерой (с буквой после номера)
Но это если этот документ (приказ) не становится доказательством в судебном разбирательстве, или же элементом предмета проверки делопроизводства в организации.
Вот тут и получается, что приказ (или иной распорядительный документ) напечатанный позже и имевший дату задним числом, по всем на то основаниям, может считаться поддельным. А действия лица это допустившего (сделавшего) подпадают под стати Административного и Уголовного кодексов РФ. И касается это не только приказов, а вообще оформления любых документов имеющих или могущих иметь правовые последствия!
Думайте сами, рисковать или нет. Спокойнее конечно делать приказы не поздним числом, а вовремя, или по крайней мере соблюдать порядок нумерации приказов и даты издания - нарастающим числом.
На сколько я знаю, существует специальный ГОСТ Р 6.30-2003, который регламентирует проставление визы внизу на документе на обратной стороне последнего листа документа. А если документ отправляется из организации визы проставляют в нижней части лицевой стороны на копиях
Вообще, этот вопрос никак не регламентируется. Больничные листы заполняются ручкой с черной пастой, а все остальное на ваше усмотрение (по большому счету). Я просто давно столкнулся с этим вопросом и никаких нормативных документов тогда не нашел. Но, чтоб вопросов ни у кого не возникало, и не приходилось все объяснять, подписывайте документы ручкой с синей пастой.
Сдача документов, имеющие длительный срок хранения, на архивное хранение, подразумевает что все документы в течении всего последующего хранения не погибнут самопроизвольно, исключена возможность рассыпания документов, все документы находятся в хронологическом порядке, обеспечен удобный поиск требуемого документа.
Исходя из всех этих требований, при подготовке документов в архив, нужно:
- сшить документы в дела в формате А4.
- Толщина дела должна быть не более 4 сантиметров.
- Корки и переплет дел должны быть жесткими.
- Все листы нумеруются, и каждый документ вноситься во внутреннюю опись.
- Опись нумеруется отдельно римскими цифрами и вшивается вначале дела.
- Последний лист дела с заверительной надписью.
- В деле не должно быть металлических предметов в виде тех же скрепок или скоб.
- Если есть вклейки, то только осуществленные на клей ВПА.
- Листы, большиих размеров сворачиваются до формата А4, причем должны при необходимости легко разворачиваться (такой свернутый лист нумеруется как один).
.
Собственно порядок подготовки документов к длительному хранению всегда можно прочитать в Инструкции по архивному делопроизводсту.
При сдаче документов в архив оформляется фонд-опись, куда заносятся все сдаваемые документы по годам (лучше на каждый год отдельно).
Один экземпляр фонд-описи остается в архиве, а второй с подписью в получении документов, возвращается.
