Конечно, есть и существенная. Документация - это более широкое понятие, включающее в себя документы. Если документ - это объект, содержащий информацию, то документация - это совокупность документов. Документация может быть технической, медицинской, бухгалтерской и так далее.
Рабочая инструкция - вид документа, в котором приведено детальное описание какой-либо деятельности. (обычно рабочие специальности) Может быть применима в рамках системы менеджмента качества. Отличается хронологическим порядком изложения выполняемых действий.
Технологическая инструкция - вид документа, в котором описывается ведение какого-либо технологического процесса с определением порядка действий и параметров выполняемого технологического процесса.
Делопроизводство это сумма процедур по созданию, перемещению, обработке, исполнению, оперативному хранению документов. Документоведение - учебно-научная дисциплина, систематическое представление, теория делопроизводства и документооборота.
Часто такие скрин-шоты требуются учителям при формировании портфолио для аттестации на категорию. Так же, в портфолио может входить сканированная вырезка газеты, где, например, учитель с детьми участвовал в каком-то городском или областном мероприятии. Ясное дело, эти вырезки и скрин-шоты не хранятся в личном деле сотрудника. Но, заверяется совершенно легко. Документовед должен видеть, то с чего копируется данная бумага. Потом пишется надпись на распечатанном скрин-шоте, что копия верна, слово документовед, подпись, и расшифровка подписи. Для пущей важности можно поставить печать для документов.
В России не существует единого требования к типу ручки и цвету чернил, которыми разрешается ставить подписи.
У каждого ведомства и организации могут быть установлены и свои специфичные правила, но все они должны выполнять главные требования — светостойкость, водостойкость и износостойкость.
Исходя из этого следует, что самыми качественными по этим критериям являются чернила черного, синего и фиолетового цвета.
Кроме того именно эти цвета при копировании документов видны четко. Единственный минус у черного цвета, то он сливается с текстом.
Превосходство шариковых ручек над капиллярными, является то, что они требуют усилий при написании, отчего на бумаге остается след. Это очень хороший способ защиты подписи, ведь оттиск сделать сложно.
Кроме того чернила для шариковых ручек трудновыводимы. Возьмите гелиевые ручки синего, голубого или фиолетового цвета и нанесите линии. После этого смочите ватный диск обычной белизной и проведите по этим линиям — они исчезнут. Так же гелиевые ручки не светостойкие и быстро выгорают, вплоть до полного исчезновения.
Думаю, что проанализировав мной сказанное, можно понять причину требований организации к подписи только шариковой ручкой синего цвета.
Хотя по личному опыту знаю, что самые "стойкие" подписи - это черными чернилами (а лучше черной "советской " тушью) и именно пером!