Question

Должна ли в организации вестись регистрация входящей почты?

Имею ввиду в отдельном журнале, обязательное ли это условие для организации?

Answer 1

Раньше в любой серьезной организации вели регистрацию входящей и исходящей почты в отдельных журналах. Я думаю, что и сейчас, в век информационных технологий, это ,наверное сохраняется,но если есть такая программа компьютерная, то можно эти журналы не заводить.

Answer 2

Ведение журнала регистрации входящей документации обязательно для каждой организации. Ведь иногда бывает так, что вышестоящая организация требует ответ на свой запрос, который на самом деле не поступал, и в этой ситуации без такого журнала не обойтись. Другой пример- все мы когда-нибудь обращаемся с заявлениями в какие-то инстанции, в этом случае очень важно, чтобы заявление, которое мы подаём, было зарегистрировано в журнале входящей документации той организации, куда мы обратились, при этом заявлению присваивается свой индивидуальный номер. Это важно потому, что именно со дня регистрации входящего заявления будет отсчитываться тот срок, по истечении которого заявителю должен быть дан письменный исчерпывающий ответ.

Answer 3

Зависит от масштабов организации. Совсем мелким. которые ничего не пишут и ничего не получают, можно и не делать так, но по личному опыту - это должно быть. Иначе начинается - там потеряли, там забыли, там вроде ответили, а может и не ответили, не уверены, кто отвечал не знаю и так далее.

У нас для этого есть специальная программа - Система Электронного Документооборота ( СЭДО) Каждому входящему документу присваивается свой регистрационный номер, в программу заносится исходящий номер письма, дата исходящего от кого оно, кем подписано, тема письма, дата поступления письма и способ его доставки, а так же письмо сканируется( все листы, если оно не прошито) Впоследствии можно легко его найти, узнать исполнителя, отправлен ли ответ на это письмо, уложились ли в срок, или, при необходимости ( а такая возникает часто) распечатать документ повторно с компьютера любого сотрудника. Плюс на письмо ставится печать с номером( который выдает СЭДО) и датой входящего, на некоторые письма ставится штрихкод, который генерируется в СЭДО.

Answer 4

Если в номенклатуре дел вашей организации существует журнал регистрации входящей и исходящей корреспонденции, то он вестись должен в обязательном порядке. Как правило в номенклатуру дел включен такой журнал, срок хранения его 5 лет. Контролирующие органы часто проверяют наличие такого журнала. Поэтому, целесообразнее его иметь.

Answer 5

Регистрация входящей почты в организации ведется обязательно, кроме этого на документе ставится специальный штампик "Входящие" и каждому документу присваивается порядковый номер (согласно регистрации в Журнале входящей корреспонденции) и ставится число,когда этот документ в организацию поступил.