При работе с большими объёмами данных в Excel нередко возникает необходимость сделать группировку, которая позволяет представить всю информацию в структурированном виде.
<hr />Группировка в Excel - возможности
С помощью специальных функций в Эксель (Excel) можно выполнять группировку строк, группировку столбцов и выводить промежуточные итоги. Можно создавать до 8 уровней вложенности.
Группировка также позволяет "спрятать" промежуточные данные.
<hr />Параметры группировки
В программе Excel по умолчанию строчка/столбец с итоговыми данными располагается под данными (группировка строк) или справа от данных (группировка столбцов).
Если вы хотите изменить отображение итогов, то нужно открыть вкладку "Данные" и в разделе "Структура" нажать на наклонную стрелку.
Откроется окно настройки, где вам нужно будет убрать соответствующие флажки.
<hr />Как сделать группировку данных в Excel?
Рассмотрим подробно на примере, как можно сгруппировать данные в таблице разными способами:
1) Группировка по строкам.
2) Группировка по столбцам.
3) Автоматическая группировка.
<hr />Группировка по строкам
У нас есть таблица, отражающая поступление различных товаров по месяцам. Необходимо выполнить группировку данных по каждому месяцу.
Сначала нужно добавить строчку с названием группы. В данном примере будет 3 группы - "июль", "август", "сентябрь".
Для того, чтобы сделать группировку по строкам в Экселе (Excel), необходимо выделить требуемую область (группу) и в меню выбрать пункт "Данные" -> "Группировать". В появившемся окне выбираем "Группировать строки".
Поочерёдно выбираем строки, соответствующие каждому периоду и группируем их с помощью данного инструмента.
Таблица приобретёт следующий вид:
Если нужно скрыть группу, то нужно сбоку нажать на минус, а если развернуть - на плюс. Кроме того, Excel отображает число уровней группировки - в нашем примере их 2.
При нажатии на "1" будут показаны только итоговые строки, в то время, как цифра "2" разворачивает структуру.
<hr />Автоматическая группировка
В программе Excel также можно осуществлять группировку данных автоматически. Но для этого в таблице должны содержаться итоговые формулы.
Добавим в ранее созданную таблицу формулы, рассчитывающие суммарные цены и количество товаров по каждой группе (функция СУММ).
Для создания автоматической группировки строк в Экселе заходим в "Данные" -> "Группировать" -> "Создание структуры".
Если всё сделали правильно, то строки автоматически будут сгруппированы. Если нет - Excel выдаст ошибку "Невозможно создать структуру документа". Это означает, что на листе отсутствуют формулы, позволяющие сгруппировать данные автоматически по определённым признакам.
Наша таблица будет иметь следующий вид:
Создание нескольких уровней группировки
Как было сказано выше, в Экселе можно создавать довольно сложные структуры данных.
Добавим в нашу таблицу ещё один уровень группировки. Для этого создадим наверху таблицы строчку "Итого" и напишем формулы, позволяющие считать итоги по месяцам.
После этого воспользуемся автоматической группировкой. Вот какая таблица получится:
Принцип отображения сгруппированных данных остаётся тем же. Например, если нас интересуют только итоговые данные по месяцам и общий итог, то можно спрятать нижний уровень.
Группировка по столбцам
Такой вид группировки в Excel осуществляется схожим образом - указываем требуемые столбцы и создаём группу (в диалоговом окне выбираем "Группировать столбцы").
Убрать группировку
Для того, чтобы разгруппировать данные, нужно выбрать "Данные" -> "Разгруппировать". В зависимости от способа группировки выбираем либо "Разгруппировать", либо "Удалить структуру".
