Question

Как лучше написать объяснительную записку, если виновен начальник (см.)?

Ну точнее, формально она есть, но на самом деле вина далеко не моя.

Работаю ветврачом на складе (наемная вет.служба, т.е. наше начальство - районная вет.станция, находится в другом городе). Всего нас четверо, но работаем по одному, сменно. В обязанности входит досмотр входящей продукции вместе с отделом качества и оформление справок на отгружаемую продукцию.

Когда склад только открылся - выполняли все бесперебойно. Объем работы увеличился до 60 поставщиков за смену и около 1000 справок вручную. Вообще, чтобы качественно все выполнять и успевать - одному нереально, особенно когда график по 12 часов с двумя ночными сменами подряд. На других складах люди работают по двое -по четверо. Обращались коллективно в начальнику (не один раз), чтобы дал напарника, но увы.

В итоге, продукцию досматривает только качество. А мы опупеваем перед двумя компьютерами и двумя принтерами (печатаем одновременно корешки к ветеринаркам и сами ветеринарки), уходим (иногда уползаем) домой с дергающимся глазами, все потрепанные, замученные + работа сниться все выходные (не знаю как у коллег, но мне пора за переработку платить =D).

Так вот собственно проблема: приезжала проверка и выявила, что был возврат продукции поставщику, а он уехал без сопроводительного ветеринарного документа. И такая шняга была не один раз, была в мою смену, была в смену коллеги.

А мы вообще не в курсах, что был какой-то возврат(несоответствие температуры на 2 градуса в одном случае, опоздание по графику - в другом случае), т.к. продукцию досматривает только отдел качества: никто не удосужился нас уведомить, не ознакомили с актами возврата, не сообщили, что поставщик уже уехал.

Выяснилось это только через 12 дней в ходе сторонней проверки (случайно). И кто виноват? Конечно же мы. Начальник требует объяснительную.

Как ее позаковыристее написать, чтобы не к чему было прицепиться и оправдать себя, не обвинив начальника?

Вот условия:

Подконтрольная продукция должна обязательно сопровождаться вет.доками. Т.к. продукция из-за возврата не перешла во владение склада, мы думали (у коллеги большой опыт в ветеринарной экспертизе, а так же звонили на другие склады и мнения у нас сходятся), что не имеем право выписывать на нее ветеринарки, а начальник и проверка думает совсем по другому (что раз зашла на наш район, то выходить должна с нашей веткой) - поэтому на возврат я ничего не выписала. И ветку поставщика не вернула , потому что не знала, что был возврат.

Палка о двух концах какая-то, блин.

Если можно, подробный текст

Answer 1

Ситуация, которую Вы описали, называется выжиманием соков из наемный работников в целях экономии. Чтобы сохранять и увеличивать свои зарплаты, руководство не берет на работу дополнительных людей, заставляя имеющихся сотрудников работать на износ. Это сейчас можно наблюдать сплошь и рядом. Если же люди пытаются протестовать, им указывают на дверь, аргументируя тем, что незаменимых людей не бывает.

Поэтому Вы стоите перед выбором, сказать правду-матку своему начальнику и тем самым попасть в немилость или под увольнение, другой вариант - прогнуться, взять вину на себя и надеяться на лучшее, авось не уволят.

Вы все равно никогда и ничего начальству не докажите, даже если будете тысячу раз правы. Начальнику сделали втык за нарушение, естественно он будет срывать зло на Вас. Если Вам дорога работа, прогнитесь и повинитесь, не указывая на вину начальника, тем более формально Вы виновны. В будущем постарайтесь учесть этот момент и как-то избегать подобных ошибок.

Answer 2

Докладная.

В связи с тем, что вашему отделу (где работаете вы) отдел по проверке качества не подконтролен и неподотчетен, проконтролировать работу отдела качества, находящегося в другом помещении, в части выдачи ветеринарных справок при возврате некачественной продукции не предоставляется возможным ввиду отсутствия свободного времени и отсутствия необходимости такой проверки в ваших должностных обязанностях. Дата, подпись, расшифровка подписи.

Останется перед подписанием докладной лишний раз внимательно! проверить свои должностные обязанности, за которые вы расписывались. И если там эта проверка прописана - эта докладная уже не пройдет. Тогда останется только уповать на загруженность, а для этого можно потребовать провести тарификацию рабочего времени, и тогда указывать, что при вашем количестве выданных справок за день нереально сделать что либо помимо основной работы.

Answer 3

Если работа уже снится и в скором будущем так и так придётся принимать решение о её смене, то лучший вариант объяснительной записки, должен выглядеть так:

Начальник Геммор Затыркович!

Прежде чем просить объяснительную записку с ваших подчинённых, вам было бы не плохо включить собственную голову и прикинуть оставшимися в ней мозгами, как люди при таком объёме работ, вообще могут справляться со своими обязанностями.

И так как любой нормальный мозг сразу выдаст заключение, в виде одного простого слова НИКАК, то есть предложение договориться следующим образом:

вы пишите нам объяснительную с датой до какого времени будет продолжаться весь этот бардак, с каторгой на нашем предприятии, а мы пишем вышестоящему начальству просьбу проконтролировать вас, ваше обещание и дату, установленную вами.

Дата.. И подпись: Lerchik-Perchik

PS В связи с отсутствием возможности носить врученную вами награду, мной принято решение вернуть её вам, для пере вручения к примеру вашей жене.

Пусть и у неё будет хоть какой то в жизни праздник.

Всё выше написанное(причём слово в слово), следует распечатать и передать начальнику прямо в руки. Далее, просто посмотрите в окно(там практически лето), и подумайте над тем где лучше пару месяцев отдохнуть, что бы после заняться поисками новой работы.

Всего вам хорошего)

Answer 4

Начальнику <название подразделения>

ветеринарного врача <фио>

Объяснительная записка

Такого-то числа проверка такого-то органа выявила, что такой-то поставщик не получил сопроводительного ветеринарного документа. Поставщик уехал без документа в мое дежурство.

Причина допущенной недоработки - в организации взаимодействия служб контроля продукции, а также в высокой загрузке работников, которая объективно не позволяет лично проконтролировать весь пакет документов, выдаваемый клиентам. В течение смены наш склад обслуживает <цифра> поставщиков, соответственно, ветврач должен оформить <цифра> справок. Оформление одной справки занимает в среднем <цифра> минут, так что нам приходится работать, не учитывая санитарные нормы по работе за компьютером, без предусмотренных законодательством перерывов, а часто и не используя обеденный перерыв.

Ветеринарная служба не является конечной инстанцией, с которой контактирует поставщик - он получает пакет документов от <должность работника>. Было бы разумно возложить контроль за составом именно этого пакета именно на него. Ветеринарный врач мог бы дополнительно контролировать эту часть обслуживания в том случае, если бы для этого объективно было время в течение рабочей смены. Иначе альтернативой моему присутствию при выдаче документов является задержка в обслуживании следующих клиентов, что нарушает взятые перед ними обязательства.

Для недопущения таких ситуаций в дальнейшем считаю необходимым:

• увеличить штат ветеринарной службы склада <наименование> на <цифра> человек, чтобы каждую смену дежурило два специалиста;
• прописать процедуру проверки полноты пакета документов, выдаваемых поставщику, и возложить ее исполнение на <должность работника на выходе> c обязательным уведомлением сотрудника ветеринарной службы.

Дата, подпись.

Ну и добавьте в текст цифры и детали о расходе времени, количестве работников и т.д.

Answer 5

Если хотите дальше работать - не пишите, что виноват Ваш начальник

Answer 6

Здравствуйте! Объяснительную советую написать коротко и ясно. Если вы напишите что виноват начальник, то вы оба в скором времени работать не будете. Не пишите свою вину и не пишите начальника вину, напишите что всё дело в оборудовании.

Answer 7

В вашей ситуации в объяснительной записке можно уповать только на большую загруженность в работе и нехватке времени. Если отдел качества вам не сообщил о возврате, то еще на это акцентируйте внимание, как вы могли сделать то, о чем даже не догадывались.

Саму объяснительную нужно писать коротко и ясно. Не забудьте указать даты.