Question

Кто имеет право заверять копии документов в организации?

Кем должны быть заверены копии паспорта, трудовой книжки (если она в отделе кадров), диплома (если он лежит в ВУЗе во время обучения)?

Answer 1

В законодательстве нет четких правил, которые бы предписывали, кто на предприятии, в организации или в учреждении должен заверять копии документов. Думаю, что такую норму нельзя будет найти даже в чьих-либо должностных обязанностях.

На практике же копии документов заверяются тем сотрудником или работником, у кого хранятся оригиналы документов. Этот работник делает копию документа, заверяет его своей подписью и проставляет печать организации.

Для таких случаев не обязательно гербовая печать, достаточно специального штампа "Для документов".

Хранение оригиналов документов уже может быть прописано во внутренних инструкциях организации.

Answer 2

Все зависит от того, какие требования выдвинуты в том месте, куда будут предоставляться копии. Обычно просят либо оригиналы и сами снимают копии, либо просят нотариальные копии. Паспорт у Вас всегда на руках, трудовую книжку Вам могут временно выдать по Вашему заявлению. Сложнее с дипломом. Всегда считал, что диплом выдают по окончании обучения. Поэтому во время обучения он может и лежать в ВУЗе, но он еще не имеет силу документа и его копия никому не нужна.

Есть еще Указ Президиума Верховного Совета СССР (действующий, т.е. не отменен) от 04.08.1983 № 9779-Х "О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан", согласно пункту 1 которого

Учитывая что такого государства уже нет, практически не применяются и его документы, но "по привычке" принимаются копии документов, заверенные подписью должностного лица и печатью организации.

Но все же лучше использовать копии документов, заверенных нотариально. Хоть и дороже, но меньше вопросов.