Составить грамоту иноземному государю это было дело не столь хлопотное, как тонкое и ответственное. Оно требовало особых навыков, усердия и внимания. Ведь одна только описка, могла привести к непоправимым последствиям или даже к дипломатическому скандалу.
В посольской грамоте не допускалось исправлений, зачёркиваний и добавлений. В этом документе тщательно выводилась каждая буква, выписывалось каждое слово, особенно большое внимание, уделялось написанию царского титула, который потом обводился специальными золотыми обкружьями. Это выделение напоминало нимбы, как бы приписывая царскому титулу Божественную природу.
Писали грамоту с начала на русском, а затем на латинском языке, документ писали на черно, а затем переписывали набело, специальным золотым составом с золотом.
Ведь простые чернила из сажи, размешанной на вине, а то просто на слюне, с добавлением камеди, квасного сусла и дубовых чернильных орешков, которыми писались грамоты, рассылаемые по всему Московскому царству, в данном деле не годились. Они быстро плыли на жаре, на холоде застывали, а если грамоту привезёт посол, с размазанными чернилами, так это такое не уважение к иностранному государю.
Писари посольского приказа корпели над грамотой три дня, после этого за своё дело брались толмачи и знаменщики, так в Древней Руси называли художников, занятых искусным оформлением грамот.