Операция и не должна быть завершена, потому что вы пытаетесь переместить открытый, а значит несохраненный файл. Переместить - значит удалить файл в одной папке(носителе) и скопировать его в другую. Если вам нужна именно это операция, а не Копировать, то просто закройте окно МС Оффис с сохранением или без.
Если вам просто нужно Копировать файл, то эту функцию и выбирайте, ошибки не будет. Эта ошибка возникает только при удалении и перемещении.
Для того, чтобы Винда сама не решала, что удалять или пермещать, а что нет, установите маленькое приложение Unlocker 1.9. Оно встроется в Контектное меню(ПКМ), и тогда вы сможете удалять и перемещать любые файлы, занятые в любых Процессах.
Если, как вы утверждаете, файл не открыт, то откройте Диспетчер(шифт- контрол-дел) задач, и закройте упомянутые приложения и(или) процессы.