Question

Деловая переписка по электронной почте – какие правила?

Как писать деловое электронное письмо, чтобы не потерять деловых партнеров и прибыль?

Answer 1

Это смотря в каких отношениях вы находитесь с деловыми партнерами.

Если работаете уже давно и отношения хорошие, то просто пишите письма безо всяких правил.

В моей практике были случаи, когда общался с заказчиками на короткой ноге и даже с использованием ненормативной лексики (обоюдно). Всем все нравилось и сотрудничество продолжалось.

А вот если вы только пытаетесь наладить отношения, а тем более, если потенциальные партнеры о вас еще ничего не знают ("холодные письма"), тут есть определенные правила, чтобы ваше письмо хотя бы открыли и прочли.

Вот самые простые:

• Яркая тема письма, привлекающая внимание. Она должна быть неординарной.
• Обращение по имени-отчеству(нужно заранее узнать)
• С первых строк партнер должен узнать о выгоде, которую получит, сотрудничая с вами.
• Хорошее форматирование, чтобы письмо легко воспринималось.

Ну, и далее уже рассказываете о себе или своей компании.

На этапе становления отношений обычное обращение на вы и обычные письма без излишней эмоциональности.

Answer 2

Деловая переписка вне зависимости от носителя, на котором это происходит( письмо в конверте,отправленное по почте или по электронной почте) должно подчиняться общим требованиям ведения делопроизводства в организациях.

Поэтому служебное письмо должно иметь соответствующий набор реквизитов согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, в частности наличия адресата получателя и отправителя, реквизит "о чем", например, о взаимосотрудничестве. Подпись уполномоченного лица(ген.директор) и т.д. Выполнение этих правил придает служебному письму лигитимность.

Другое дело, что наши ГОСТы, разрабатывались еще до массового внедрения эл.почты в повседневную деятельность, поэтому еще нет основного стандарта написания писем на эл.носителях.

Желательно, чтобы в организации был "официальный почтовый ящик", установленный в общем отделе, через который отправляются/получаются письма от/на имя руководства и подписываться электронной подписью.

Все прочие почтовые эл.адреса, розданные сотрудникам, не должны иметь статуса,и по ним возможна переписка в упрощенном варианте между работниками и персоналом сторонних организаций. Такая переписка не подлежит общей регистрации и допускает меньший официоз в обращении.