Документы могут выполнять следующие функции, которые условно принято разделять на три блока:
Информационная функция — каждый документ обладает определенной информационной «ёмкостью» — количеством и качеством информации, а также полнотой, оптимальностью и актуальностью представленной в нём информации;
Функции, обеспечивающие процесс управления;
Функции, носящие культурно-исторический характер.
Общие функции документа:
<span>Информационная — определяется потребностью документирования, хранения и предоставления информации;
<span>Коммуникативная — документы являются средством обмена информацией;
</span><span>Социальная — состоит в запечатлении, сохранении и передаче социальной информации;
документ является не только продуктом определенных социальных отношений, но и сам может воздействовать на эти отношения;
социальная функция определяется ролью и местом документа в данном обществе и жизни государства.</span></span>
Специальные функции документа:
<span><span>Управленческая — в ней документ выступает как средство управления деятельностью;
</span><span>Организационная — документ устанавливает или упорядочивает действия участников правовых отношений;
</span><span>Правовая — документ может являться письменным доказательством и быть источником права;
</span><span>Общекультурная — способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе;
</span><span>Историческая — документ является историческим источником.</span></span>