Для регистрации входящей документации в организации, при условии, что это организация малочисленная или среднего звена, целесообразно назначить отдельного человека. Это может быть секретарь или кто-то из сотрудников канцелярии. В организации крупной, со множеством отделов, управлений и служб, учет входящей документации можно организовать в этих отделах, управлениях и службах.
Входящую документацию необходимо регистрировать в Журнале учета входящих документов. Естественно, что этот Журнал должен быть зарегистрирован в Номенклатуре дел, книг и журналов, прошит, пронумерован и скреплен печатью. Форму Журнала легко найти и скачать в сети Интернет. Суть регистрации входящих документов заключается в том, что каждый входящий документ получает свой уникальный регистрационный номер, это облегчит работу с ним (поиск, отслеживание и др.) Хорошо иметь специальный штамп, где в три строки имеется "Наименование организации) - 1 строка, "№ вх.__" - 2 строка, ""_" ____ 20___г." - 3 строка. Корреспонденция, пришедшая по е-майл распечатывается и также регистрируется. Допустимо и вести электронный Журнал, куда регистрируются входящие с е-майл. (указывается ссылка на письмо)
При регистрации входящих документов важно помнить, что письма, а точнее конверты, пришедшие от физических лиц хранятся вместе с самими письмом (там указан обратный адрес). Также важно знать, что не вся входящая корреспонденция подлежит регистрации. Можно не регистрировать газеты, журналы, каталоги, поздравительную корреспонденцию, всевозможные пригласительные и рекламные материалы.
Договора, счета и счета-фактура, проекты и сметы, если они пришли без сопровождающие письма тоже можно не регистрировать, а лучше уточнить у руководителя.
Лучше не регистрировать, а отсылать обратно адресату с приложением акта корреспонденцию, где указаны приложения, а по факту они отсутствуют.
