Если эти близкие люди не являются родственниками умершего человека, то для того, чтобы они пришли на поминальный обед, родственники им должны сообщить о дате и времени этого мероприятия. Потому что не всегда это именно на 9-й день происходит, бывает и раньше, когда как.
Если возможности прийти нет, так и нужно сказать, что тут придумывать, и зачем. Все же понимают: у кого работа, у кого дача, дети с внуками внимания требуют. И обид или непонимания быть не может.
Другое дело, если внутри что-то подсказывает, что надо бы пойти, на похоронах отмолчался/отмолчалась, от волнения слов не нашлось, вот на поминках доброе слово скажу. У меня так было, когда тетя умерла, потому эти мысли мои собственные, у кого-то они другие.
Вот в таком случае желательно прийти на поминки. А не получается, предупредить заранее: люди готовятся принять какое-то количество тех, кого пригласили. Можно сразу же сказать, что планируете в другое время подойти и пообщаться с родственниками. Конечно, заранее позвонить надо, предупредить о визите.
Только не совсем понятно мне в этой ситуации вот что: у нас на 9 дней никого не зовут, только самые близкие люди за столом. А вот на 40 дней и годовщину вспоминают всех, чтоб никого не забыть пригласить.