Часть речи слова "неподанные" - причастие.
С отрицательной частицей "не" причастия пишутся раздельно, если:
у них есть зависимые слова.
Пример предложения. Не поданные до определенного числа заявки не рассматриваются комиссией.
есть противопоставление с союзом "а" в предложении.
Пример предложения. Не поданные, а отложенные на следующий период отчетный период налоговые документы.
в краткой форме причастие с частицей не всегда пишется раздельно.
Пример предложения. Заявка на участие была не подана.
частица в смысловом значении отрицания. Слова усиливающие отрицание: вовсе, отнюдь, ничуть, крайне, совсем, ещё, уже, нисколько и все прочие подобные.
Пример предложения. Необходимо тщательно проверить все ещё не поданные в отдел статистики документы.
Во всех прочих случаях пишется слитно.
Пример предложения. Неподанные заявки.